Tajemníkova inovační výzva

Tajemníkova inovační výzva je interní magistrátní program navrhování a implementace zlepšovacích návrhů a malých inovací do chodu Magistrátu města Brna.

Cílem je stimulovat zaměstnankyně a zaměstnance (dále zaměstnance) Magistrátu města Brna (dále jen MMB či magistrát) k tomu, aby nad rámec plnění svých každodenních pracovních povinností a nad rámec programem vypsaných finančních odměn začali pociťovat průběžnou vnitřní motivaci přemýšlet nad tím, jak by šlo vylepšit magistrátní služby či interní procesy. Jak by nasazení i malé inovace mohlo zvýšit efektivitu fungování MMB.

Tajemníkova inovační výzva (dále jen výzva) reálně umožňuje zaměstnancům své návrhy inovací jednoduše online (intranetový web) a bez prostředníků přenášet směrem k vedení úřadu a současně umožňuje ty nejlepší inovace realizovat.

Jak a kdy to probíhá? Jde o kontinuální výzvu, členěnou do čtyř fází. 1. ledna 2023 byl spuštěn první, pilotní běh.

Navrhovatel inovace může být pouze zaměstnanec MMB a má neomezený počet návrhů inovací. Program cíleně umožňuje navrhovatelům zůstat navenek anonymní ve všech fázích dané výzvy.

Kategorie:
„PROCES“ – Zlepšování a zdokonalování procesů MMB
“INFRASTRUKTURA“ – Efektivita technické infrastruktury MMB

Vyloučeny jsou návrhy personálních a organizačních změn. Vyloučeny jsou návrhy vylepšení interiéru kanceláří a „komfortu“ individuálního pracovního prostředí pracovníků MMB.

Výběr:
Po prostudování všech podkladů včetně dokumentu „Ověření proveditelnosti návrhu inovace“ k předvybraným návrhům, provádí tajemník MMB do 30. dubna finální výběr a vybere nebo nevybere vítězný návrh inovace. Vybraný vítězný návrh pak postupuje do fáze realizace.

Tajemníkova inovační výzva 2023 v číslech:

• Počet podaných návrhů: 62
• Počet navrhovatelů: 41 (24 žen, 17 mužů)
• Počet návrhů, které tajemník předvybral do finále: 17
• Těchto 17 návrhů podalo 13 navrhovatelů (9 žen a 4 muži)
• Počet vítězných návrhů inovací 4 (resp. 3, u 2 došlo k souběhu předmětu návrhu)
• Počet navrhovatelů vítězných návrhů (4, z toho 2 ženy a 2 muži)

Vítězné návrhy (2023)
Chytrá áčková obálka
Opakovatelně použitelné obálky pro magistrátní autopoštu. Stejně jak ve velkých korporacích i na Magistrátu města Brna nově jednotná obálka pro autopoštu šetří peníze, čas i životní prostředí a je praktická.
Přívětivý a přehledný intranet
Komunikace města Brna na webových stránkách města i jednotlivých miniwebech prošla v průběhu posledních let výraznou proměnou. Weby pracují s přehlednější strukturou, graficky přehlednou a atraktivní formou. Obyvatelé Brna a jeho uživatelé se na několik kliků dokáží snadno a jednoduše dostat k potřebným informacím. Podobně důstojnou proměnu si zaslouží i „centrální úložiště či rozcestník“ informací pro zaměstnance Magistrátu města Brna.
Elektronický oběh interních žádostí a Kultivovaná digitalizace interních formulářů (pro realizaci sloučeny do jednoho zadání)
Výkon práce úředníka je historicky neodmyslitelně spjat s vyplňováním formulářů. Řada z nich přitom neslouží ke kontaktu s vnějším světem či k výkonu primárního smyslu práce. Jedná se o čistě interní formuláře, které řeší podpůrné procesy uvnitř MMB. Zasahují zejména do agend personálních, vnitřních věcí a organizačních. Realizace zlepší, zjednodušší a zefektiví práci s formuláři. Realizace je koncipována, tak že vznikne nový modul (eFormuláře) nového intranetu Magistrátu města Brna. 

Vyhlášení vítězů (ročník 2023)

Finalisty a vítěze společně ocenili primátorka města Brna Markéta Vaňková a tajemník magistrátu Oliver Pospíšil v rámci slavnostního ceremoniálu 25. května 2023 během Zaměstnaneckého dne na Špilberku.

Pro každou vítěznou inovaci vznikl neformální realizační tým složený z gesčně příslušných pracovníků MMB. Součástí je vždy i navrhovatel. Byl určen harmonogram realizace, která byla následně zahájena.

Tajemníkova inovační výzva zvítězil v celostátní soutěži Komunální projekt roku 2023 v kategorii Chytrá obec.